Огляд обліково-статистичної роботи у Тульчинському районному суді Вінницької області за  2019 рік

На виконання листа Територіального управління Державної судової адміністрації України в Вінницькій області від 26.12.2019 № 02-22/2781, проведено огляд стану ведення обліково-статистичної роботи суду за  2019 рік.

Обліково-статистична робота у Тульчинському районному суді Вінницької області в 2019 році велася відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва і Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України № 173 від 17 грудня 2013 року; Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 15.09.2016 № 58, Засад використання автоматизованої системи документообігу у Тульчинському районному суді; Наказу ДСА України від 23.06.2018 № 325 «Про затвердження річних форм звітів щодо здійснення правосуддя місцевими і апеляційними судами»; Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 05.12.2013  N 169.

Відповідно до п. 3 ст. 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» діловодство у місцевих загальних судах здійснюється в автоматизованій системі документообігу суду.

Автоматичний розподіл судових справ здійснюється на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації. Електронні копії судових рішень, засвідчені ЕЦП надсилаються до Єдиного державного реєстру судових рішень. Судом постійно ведеться контроль щодо кількості копій судових рішень, надісланих до ЄДРСР.

Протягом  2019 року працівниками апарату Тульчинського районного суду належним чином було організовано прийом та своєчасну реєстрацію всіх справ та матеріалів, що надходили до суду.

Уся вхідна кореспонденція суду, в тому числі процесуальні документи, приймаються і опрацьовуються користувачами автоматизованої системи, і реєструються в АСДС в день її надходження.

 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, відповідальними працівниками апарату суду.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями, який роздруковується, підписується відповідальними працівниками канцелярії суду та додається до матеріалів судової справи.

Крім того, на початку кожного робочого дня старшим секретарем суду створюються реєстри судових справ (матеріалів) на кожного суддю окремо. Протягом усього робочого дня працівники канцелярії суду здійснюють автоматичний розподіл судових справ (матеріалів) та передають їх суддям. Після завершення робочого дня старший секретар суду роздруковує сформовані за поточний день реєстри судових справ (матеріалів) на кожного суддю окремо та подає їм на підпис. Відповідні реєстри підшиті в окремі номенклатурні справи та знаходяться в канцелярії суду.

Облік справ та матеріалів ведеться в КП «Д-3». Дані реєструються в обліково-статистичних картках із врахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Внесення  інформації до обліково-статистичних карток на справи всіх категорій здійснюється відповідальними працівниками суду відповідно до їхніх обов’язків. Інформація про рух справи вноситься до автоматизованої системи документообігу суду у день ухвалення відповідного судового рішення або проведення певних дій у справі.

         Звіти про стан здійснення правосуддя Тульчинським районним судом формуються в автоматичному режимі за допомогою автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3».

         Однією із об’єктивних причин та проблем, що впливає на оперативність та якість здачі звітів судом залишається випуск нових версій КП «Д-3», часта зміна шаблонів звітів та шаблонів УЛК перед та під час звітного періоду.  

Статистичні звіти про роботу суду формуються та подаються до ТУ ДСА України в Вінницької області з дотриманням встановлених термінів.

При подачі статистичних звітів за відповідний звітний період усі показники, які потребують додаткової перевірки, підтверджуються відповідними копіями судових рішень, поясненнями або коментарями на окремі діапазони комірок.

Первинним обліком справ та матеріалів, складанням статистичних звітів займаються працівники апарату суду: старший секретар суду, секретарі суду та консультант суду, відповідно до своїх посадових обов’язків та розмежуванням справ за видами судочинства. Вказані працівники мають вищу освіту ступеню молодший спеціаліст (бакалавр) та практичний досвід роботи в суді.

Упродовж 2019 року працівниками суду відповідно до звітних періодів формувалися статистичні звіти за формами № 1-Л, 1-мзс, 10, 2-ВД, 1-А, 1-Ц, 1-К, 6-7-8, які надсилалися до ТУ ДСА України в Вінницькій області у встановлені строки.

Картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження заповнюються відповідно до Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження та інформація надсилається до територіального управління.

Щомісяця надсилається інформація в ТУ ДСА України в Вінницькій області, щодо використання відеоконференцзв’язку в суді та про кількість надісланих Тульчинським районним судом SMS-повідомлень учасникам судового процесу.

Щоквартально надсилається до ТУ ДСА України інформація про: стан надсилання копій судових рішень до ЄДРСР, позиціонування діяльності суду, підвищення кваліфікації працівників апарату суду та звіт щодо комунікаційної діяльності суду.

З метою здійснення щомісячного поновлення бази даних Державного реєстру виборців, Тульчинський районний суд відповідно до статті 22 Закону України "Про Державний реєстр виборців" подає відомості про виборців (осіб) які визнанні судом недієздатними, та про скасування рішення про визнання особи недієздатною (форми 6.1, 6.2).

Судом щомісяця надсилається до Вінницького апеляційного суду: інформація щодо застосування місцевими судами при розгляді кримінальних проваджень окремих положень Кримінального процесуального та Кримінального кодексів України; інформація про кримінальні справи та провадження, які перебувають в провадженні суду понад 1 рік. Двічі на рік до Вінницького апеляційного суду надавалась інформація про рух цивільних справ, які перебувають в провадженні суду понад встановлені ЦПК України строки.

Відповідно до складених звітів оновлюється інформація на офіційному вебсайті Тульчинського районного суду в розділі «Статистичні звіти суду» та «Базові показники ефективності діяльності та роботи суду».

Робота суду планується раз на півріччя. Плани затверджуються головою суду, підписуються керівником апарату суду та доводяться до відома працівників апарату суду. План роботи складається з трьох розділів: Загальні питання (проведення нарад, зборів суддів, навчань, перевірок, підготовка звітності), Кадрова робота (підготовка кадрової звітності, внесення змін до програми Кадри-Web, заходи щодо обліку військовозобов’язаних), Комунікативні заходи (проведення днів відкритих дверей, тощо). Всі заплановані заходи в 2019 році виконані, про що в планах роботи є відповідні відмітки.

Протягом 2019 року проведено ряд організаційних заходів: головою суду та керівником апарату суду проведено наради по підсумках роботи  за 2018 рік та І півріччя 2019 року з питань підготовки та здачі статистичних звітів; проводились навчання з працівниками суду, перевірки стану заповнення обліково-статистичних даних, аналіз можливих порушень при розподілі суддів, статистичний огляд щодо здійснення судочинства за 2018 рік; доведено  до відома працівників інформацію, яка систематично надходить від установ та організацій і стосуються роботи суду.

Згідно затвердженого плану навчання з працівниками проводились навчання з наступних питань: фінансовий контроль відповідно до Закону України «Про запобігання корупції»; звернення судових рішень до виконання; права та обов’язки судового розпорядника; порядок видачі, обліку та зберігання посвідчень працівників апарату суду; судові виклики та повідомлення; автоматизований розподіл судових справ (поєднання справ, повторний авторозподіл); вивчення положень Національного стандарту України «Вимоги до оформлення документів»; етика державних службовців, правила поведінки працівника суду, трудова дисципліна працівників; вивчення змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду; вивчення Закону України «Про запобігання корупції»; перевірка знань з питань пожежної безпеки та охорони праці; навчання діям у надзвичайних ситуаціях; вивчення Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах, яка затверджена Наказом ДСА України від 20.08.2019 № 814.

Крім того, працівники апарату суду підвищували свій професійний рівень шляхом самоосвіти.

Упродовж 2019 року, за графіком проведено ряд перевірок з питань дотримання вимог Інструкції з діловодства; щодо повноти  та якості  заповнення  обліково-статистичних карток в КП «Д-3»; перевірка роботи канцелярії суду по зверненню до виконання рішень по кримінальних провадженнях, а також постанов  у справах про адміністративні правопорушення; правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні провадження та вироки, по яких, набрали законної сили; робота секретарів судових засідань щодо своєчасної передачі справ після їх розгляду до канцелярії суду; внесення даних судового збору та контроль ДНЗС.

За результатами перевірок були складені відповідні акти та доведені до відома відповідальних працівників під підпис.

Після цього, відповідальними працівниками невідкладно усувалися недоліки та помилки виявленні під час перевірок.

Також, з метою покращення ефективності роботи суду керівником апарату суду проводились наради з працівниками апарату суду. Так, у 2019 році проведено 17 нарад з обговорення підсумків діяльності роботи суду, вивчення документів і листів, які надходять від ДСА України та ТУ ДСА України в Вінницькій області. Постійно на нарадах звертається увага всіх працівників на необхідність дотримання правил поведінки працівників суду при виконанні своїх службових обов’язків, при цьому нагадується про необхідність ввічливо спілкуватися з відвідувачами. Також розглядалися питання функціонування підсистеми «Електронний суд», економне споживання та раціональне використання паливно-енергетичних ресурсів, стан виконавської та трудової дисципліни в суді, та інші питання, що стосуються організації роботи  суду.

Проведення нарад фіксується протоколами, які в хронологічному порядку зберігаються у відповідній номенклатурній справі.

На виконання Закону України «Про звернення громадян» в суді склалась практика роботи зі зверненнями, а саме облік звернень громадян здійснюється у відповідності до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою КМУ від 14.04.1997 № 348 (зі змінами). Наказом визначено відповідальну особу за роботу зі зверненнями. Протягом 2019 року було розглянуто 7 звернень громадян.

Також в суді налагоджено роботу із запитами про надання публічної інформації. Робота в цьому напрямку проводиться відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Положення
про забезпечення доступу до публічної інформації у Тульчинському районному суді Вінницької області. Наказом визначено відповідальну особу за роботу із запитами про надання публічної інформації. Протягом 2019 року було розглянуто 9 таких запитів.

У приміщенні суду на І та ІІ поверхах розміщено інформаційні стенди для громадян з актуальною інформацією (щодо судового збору, списки справ, призначених до розгляду, графік прийому громадян керівництвом суду, години роботи, тощо) та зразками документів.

Підсумовуючи даний огляд, слід зазначити, що організація роботи суду має тенденцію до постійного вдосконалення.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- здійснювати постійний контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

-  планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, складання статистичних звітів та діловодства, вживати заходів щодо підвищення їх кваліфікації;

- проводити перевірки на предмет відповідності даних обліково-статистичних карток матеріалам справи;

- після завершення відповідного звітного періоду провести огляд  даних про стан здійснення правосуддя Тульчинським районним судом;

- проводити навчання з секретарями судових засідань щодо роботи з системою відеоконференцзв`язку та технічними засобами фіксування судового процесу (судового засідання).