Положення про канцелярію

Затверджено

Наказ керівника апарату

Тульчинського районного суду

Вінницької області

від 04 грудня 2023 року № 70

П О Л О Ж Е Н Н Я

про канцелярію Тульчинського районного суду

Вінницької області

 1.Загальні  положення

1.1. Канцелярія Тульчинського районного суду Вінницької області (далі – канцелярія) утворюється відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус суддів» і здійснює забезпечення роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до звернення до виконання судових рішень та відправлення або передання в архів.

1.2. Канцелярія суду в своїй діяльності керується Конституцією України, Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінально-процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Кодексом України про адміністративні правопорушення, іншими кодексами України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу», «Про запобігання корупції», іншими нормативно-правовими актами, що регламентують діяльність судових органів та встановлюють

правила документування, їх діяльності і порядок  роботи з документами, та цим Положенням.

1.3. Структура та штатна чисельність працівників канцелярії  визначається штатним  розписом суду, затвердженим у встановленому  порядку:

Державні службовці: старший секретар суду, два секретаря суду;

Працівник, який виконує функції з обслуговування: діловод.

1.4. Напрями роботи канцелярії: реєстрація вхідних та вихідних документів; реєстрація справ та матеріалів кримінального, цивільного, адміністративного судочинства та справ про адміністративні правопорушення; створення обліково-статистичних карток на справи та матеріали, автоматизований розподіл їх між суддями, передача суддям; виконання всіх судових рішень; передача справ та матеріалів до архіву; формування квартальних, піврічних, річних статистичних звітів за видами судочинства.

1.5. Завдання, обов’язки,  права та  відповідальність працівників  канцелярії  визначаються цим Положенням,  посадовими інструкціями, які затверджуються керівником апарату суду та наказами керівника апарату суду.

2. Основні завдання канцелярії

• здійснює  прийом  документів, поданих громадянами особисто;
• здійснює прийом вхідної кореспонденції, яка надходить поштою, факсимільним звязком, електронною поштою, при виявленні відсутності будь-якого документа чи додатка до нього складає відповідні акти, визначені Інструкцією з діловодства;
• здійснює відбір та передачу кореспонденції на розгляд керівництву суду;
• здійснює реєстрацію в АСДС справ та матеріалів, які надійшли  поштою, або поданих громадянами особисто, відповідно до вимог Інструкції з діловодства, Положення про автоматизовану систему документообігу суду та кодексів України;
• здійснює реєстрацію в АСДС вхідної кореспонденції суду та передає її виконавцям;
• забезпечує зберігання судових справ та матеріалів;
• здійснює передачу  справ  та документів   суддям та   працівникам апарату  суду, відповідно до  резолюції голови суду, керівника апарату суду;
• надає пропозиції керівництву суду щодо складання номенклатури справ суду;
• веде облік, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування»;
• здійснює пересилку документів, направлених до суду помилково;
• здійснюєя прийом та реєстрацію справ, що повернулись до суду з судів різних інстанцій;
• здійснює ознайомлення суддів зі справами, рішення у яких скасовані або змінені;
• працівники канцелярії, визначені наказом керівника апарату суду, відповідають за використання та зберігання печаток та штампів суду;
• здійснює перевірку правильності формування та оформлення судових справ та матеріалів під час їх передавання до архіву;
• здійснює контроль за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які передані до архіву для подальшого їх зберігання;
• здійснює організацію роботи з експертизи цінності архівних документів та знищення судових справ і документів, які були відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історичної цінності та втратили практичне значення (працівники канцелярії, які входять до складу експертної комісії);
• здійснює реєстрацію та відправку поштової кореспонденції;
• виконує інші доручення керівництва суду щодо організації і ведення діловодства суду та прийому громадян;
• здійснює розподіл судових справ  в день їх реєстрації, на  підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, за  правилами, встановленими  Положенням  про автоматизовану систему  документообігу  суду та  Засадами  використання автоматизованої системи документообігу в суді;
• здійснює своєчасне внесення до автоматизованої системи документообігу суду достовірних даних;
• своєчасно проставляє дату набрання законної сили  судового рішення в автоматизованій системі документообігу суду;
• здійснює дії по зверненню до виконання судових рішень в порядку передбаченому процесуальними кодексами та Законом України «Про виконавче провадження» (виготовлення та видача копій судових рішень, судових наказів та виконавчих листів) та контролює стан їх виконання;
• здійснює прийом справ, розглянутих суддями;
• направляє судові справи до судів вищих інстанцій та інших судів;

-       забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ, відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом ДСА України;

• здійснює видачу судових  справ, які розглянуті суддями, для ознайомлення та копій технічного запису судових засідань, відповідно до встановленогопорядку;
• забезпечує заповнення відповідних розділівобліково-статистичних карток в електронному вигляді зокрема і щодо виготовлення та видачі виконавчих листів, копій судових рішень суду, вносить дані про оплату судового збору в тому числі і за повторну видачу копій судових рішень;
• формує статистичні звіти про роботу суду, огляди статистичних даних про підсумки діяльності суду та відповідає за належний стан їх складання;
• забезпечує статистичною інформацією суддів та працівників апарату суду;
• забезпечує зберігання судових справ, матеріалів та речових доказів;
• виконує запити правоохоронних органів, прокуратури, підприємств, установ, організацій, громадян;
• надає інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату суду про   стан     роботи канцелярії;

3. Повноваження канцелярії

 3.1. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, який призначається на  посаду та звільняється з посади керівником апарату  суду з дотриманням  трудового законодавства та Закону України  «Про державну  службу».

3.2. Старший секретар суду підпорядкований  керівникові апарату суду і  координує свою діяльність в межах наданих повноважень з  іншими працівниками апарату суду.

3.3. Старший секретар суду здійснює безпосереднє керівництво  працівниками канцелярії, розподіляє обов’язки та забезпечує  належне і своєчасне виконання ними функцій, передбачених цим  Положенням.

3.4.  Старший секретар суду організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії доручень, наказів і розпоряджень голови суду,  керівника апарату суду, інформує їх про результати виконаної роботи;

3.5.   Контролює ведення номенклатурних справ;

3.6. Координує роботу канцелярії, надає методичну та практичну допомогу працівникам канцелярії;

3.7. Готує інформацію   голові   суду  та  керівникові   апарату суду  про   стан     роботи канцелярії;

3.8. Старший секретар суду несе персональну відповідальність за:

• організацію роботи канцелярії суду, покладених на неї завдань та функцій;
• організацію оперативної і якісної підготовки документів для реєстрації, ведення діловодства, згідно з діючими правилами та інструкціями;
• збереження прийнятих у роботу справ і документів;          
• дотримання працівниками канцелярії службової дисципліни;
• забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії.

3.9. У разі тимчасової відсутності старшого секретаря у зв’язку з відпусткою, хворобою, відрядженням тощо, його обов’язки виконує секретар суду, визначений наказом керівника апарату суду.

3.10. Працівники канцелярії:

• працівники канцелярії призначаються на посаду та звільняються з посади  керівником апарату  суду з дотримання  вимог трудового законодавства  та законодавства  про державну  службу, підпорядковуються керівникові апарату суду і старшому секретареві суду.
• забезпечують своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи, несуть за це    персональну відповідальність;
• виконують доручення голови суду, керівника апарату суду та  старшого секретаря суду.

4. 4. Відповідальність

 4.1. Працівники канцелярії, залежно від посадових обов’язків, відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України «Про державну службу», «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за:

-      невиконання або неналежне виконання обов’язків, визначених цим Положенням, посадовою інструкцією та інших покладених на них завдань;

-      недотримання правил внутрішнього службового розпорядку;

-      бездіяльність або невикористання наданих прав, порушення норм етики поведінки державного службовця, працівника суду та обмежень, пов’язаних із прийняттям на державну службу та її проходженням.